A Google projektkezelési funkciókat ad a Dokumentumokhoz, és ezek nagyon menők

Ha valaha is kellett dolgoznia egy projekten, akkor tudja, milyen fontos lehet a kapcsolódó feladatok kezelése. De néhány embernek nincs szüksége teljes körű projektmenedzsment eszközre. Természetesen a Kanban táblák nagyszerűek, és néhányan a Gantt-diagramokra esküsznek, de bizonyos esetekben ezek az eszközök túl sokak.

Ha ez úgy hangzik, mint Ön, a Google egy új funkcióval rendelkezik a Dokumentumok szolgáltatásban, amely biztosan tetszeni fog. Ezt az új funkciót nem sokkal azután vezették be, hogy a Google nyilvánosságra hozta a People Chips funkciót (amely lehetővé teszi, hogy egyszerűen felhívjon más felhasználókat a Google-dokumentumból). Nem sokkal a kiadás után a Google elkezdte feltölteni, így nemcsak a felhasználók címkézését, hanem a fájlok összekapcsolását, a dátumok hozzáadását és még sok más lehetőségét is magában foglalta.

A Google a közelmúltban még magasabb szintre emelte ezt a funkciót azáltal, hogy hozzáadta a projekt állapotának nyomon követését. Ezzel a kiegészítéssel projekteket adhat hozzá, kiválaszthatja állapotukat, fájlokat társíthat és jegyzeteket adhat hozzá. De van több is. Hozzáadhat egy termék ütemtervet és egy felülvizsgálati nyomkövetőt is, így nyomon követheti a projekt helyzetét, és nyomon követheti a különböző feladatok felülvizsgálatának állapotát.

Kombinálja ezt a két funkciót, és egy elég szilárd (bár alapvető) projektmenedzsment eszközt kap, amely könnyen beágyazható egy Google-dokumentumba.

Hadd mutassam meg, hogyan kell használni ezt az új funkciót, amely a Google Workspaces ingyenes és fizetős verziójában is működik.

Termék ütemtervének hozzáadása egy Google-dokumentumhoz

Az első dolog, amit tennie kell, az az, hogy hozzáadja a termék ütemtervét a Google-dokumentumhoz. Ez a funkció lehetővé teszi a különböző projektek állapotának nyomon követését.

Termék ütemterv hozzáadásához (annyit hozzáadhat, amennyit csak akar), nyisson meg egy Google Dokumentumok dokumentumot. Vigye a kurzort oda, ahová az ütemtervet szeretné hozzáadni, és írjon be egy @ karaktert, amely felfed egy legördülő listát, ahol kiválaszthatja a lehetőségeket (1.ábra).

docsproject1.jpg

A @ legördülő menü működés közben a Google Dokumentumokban.

Válassza a Termék ütemtervet, és az objektum hozzáadódik a dokumentumhoz (2. ábra).

docsproject2.jpg

Terméktervünket hozzáadtuk egy Google Docs dokumentumhoz.

Ezután beírhatja a projektek nevét, és hozzáadhat kapcsolódó fájlokat és megjegyzéseket. Az egyes projektek állapotát is módosíthatja, ahogy azok fejlődnek, ha rákattint az egyes projektek legördülő állapotára (3. ábra).

docsproject3.jpg

A projekt állapotának megváltoztatása egyszerű.

Alapértelmezés szerint három előre meghatározott állapot létezik. Ha továbbiakat szeretne hozzáadni, kattintson egy állapotra az egyik projektben, majd kattintson a Beállítások hozzáadása/szerkesztése lehetőségre. A megjelenő felugró ablakban (4. ábra), kattintson az Új opcióra új állapot hozzáadásához, vagy szerkesztheti az előre meghatározott állapotok egyikét.

docsproject4.jpg

Új állapot hozzáadása a projekt ütemtervéhez.

A dokumentumhoz hozzáadhat egy Review Trackert is, amely megkönnyíti a projektfeladatok felülvizsgálatának nyomon követését. Ez az opció csak az Ellenőrző, Állapot és Megjegyzések mezőit tartalmazza (5. ábra).

docsproject5.jpg

A Review Tracker objektum hozzáadásra kerül egy Google Dokumentumok dokumentumhoz.

Ugyanúgy adhat hozzá új állapotokat a Review Tracker objektumhoz, ahogyan azt a Project Roadmap esetében tette.

És ha elfogynak a sorok, kattintson jobb gombbal az alsó sorra, és válassza a Sor beszúrása alul lehetőséget (6. ábra).

docsproject6.jpg

Új sorok hozzáadása a projekt ütemtervéhez.

Ezek az új funkciók nem változtatják meg a világot, de minden bizonnyal lehetővé teszik, hogy teljes körű projektmenedzsment eszköz használata nélkül nyomon követhesse a projekt menetét, és mindezt a Google Dokumentumok kényelméből.

Leave a Comment