„Wir können besser leben als früher“ »Leadercent

| Julia Winger

| 11.07.2022

Niklas Lenz, Geschäftsführer von eyepin im Interview über die Saison 2022, wie sich Veranstalter von der Masse abheben können, ob es viele „Post-Corona“-No-Shows gibt und ob sich hybride Events noch lohnen.

Leadercent: Die Veranstaltungsbranche ist aufgrund der Pandemie seit mehr als zwei Jahren weitgehend flach geblieben. Was bringt das laufende Jahr?

Nikolaus Lenz: Wir sind so froh, dass die Präsenzveranstaltungen endlich wieder stattfinden können. Auch Veranstalter und Eventagenturen haben durch die Pandemie gelernt, sich professioneller zu verhalten. Neben hohen Hygienestandards setzt die Branche auch auf ein professionelles Einladungsmanagement und kundenfreundliche Annahmelösungen. Auch Nachhaltigkeit spielt eine größere Rolle. Viele Veranstalter arbeiten ausschließlich mit digitalen Tickets und Einladungen.

Leadercent: Für Veranstalter und Teilnehmer von Business-Events stellen sich darüber hinaus weitere Fragen zur Konzeption und Durchführung der Veranstaltung. Leben wir noch?

Nikolaus Lenz: Gäste und Veranstalter wollen mit allen Mitteln Events erleben, die sie interessieren. Also ja, wir können besser leben und es besser machen als zuvor. Unternehmen und Dienstleister haben die veranstaltungsfreie Zeit genutzt, um neue Konzepte zu entwickeln und Veranstaltungen optimal zu planen und zu vermarkten. Auch Teilnehmer, die nicht reisen können, kommen in Zukunft nicht zu kurz. Die wichtigsten Teile von Events werden nun auch als Streams dargestellt.

Leadercent: Was können Veranstalter tun, um mit einem Vorsprung in die Saison 2022 zu starten und ihren Zielgruppen ein Erlebnis zu liefern, das in positiver Erinnerung bleibt?

Nikolaus Lenz: Auch für Events sollte es eine Customer Journey geben. Die Veranstaltung beginnt nicht nur mit den Begrüßungsworten von Tag X, sondern umfasst, wie jede gut durchdachte Customer Journey, eine Reihe wichtiger Phasen. Von der Verwaltung professioneller Einladungen, der Verwaltung von Expresszulassungen und Vor-Ort-Service bis hin zur Nachverfolgung mit vorgestellten Fotos, Videos und Informationen zu Ihren nächsten verwandten Veranstaltungen. Schon Vorabinformationen sollten Lust auf eine Teilnahme an der Veranstaltung machen. Eine gezielte Sequenzierung der wichtigsten Informationen und Marketinginhalte schafft die Voraussetzungen für ein breites Interesse an der Veranstaltung. Drip-Marketing-Kampagnen sind eine großartige Möglichkeit, nach und nach ein paar Informationen über Ihre Veranstaltung über Website und E-Mail-Newsletter zu verbreiten.

Leadercent: Jeder will schnell ein Sommer-Event. Wie bekommen Sie es als Organisator in Ihren Terminkalender? Wie sieht professionelles Einladungsmanagement heutzutage aus?

Nikolaus Lenz: Angesichts der aktuellen Dichte an Live-Events ist das Management professioneller Einladungen noch wichtiger. Um sich einen wertvollen Eintrag im Gästebuch Ihrer Gäste zu sichern, muss es schneller und besser gehen. Die Erinnerung sollte verschickt werden, sobald der Termin feststeht – auch wenn Ort und Programmdetails noch nicht feststehen. Interessenten frühzeitig sichern durch gleichzeitiges Versenden eines elektronischen Kalendereintrags. Auch die Einladung sollte zeitnah erfolgen – am besten 1-2 Monate im Voraus. Es ist ratsam, Kontakten, die nach einigen Wochen nicht geantwortet haben, eine Erinnerung zu schicken. Nach erfolgter Zulassung erhalten Sie zusätzlich zu den aktuell gültigen Corona-Sicherheitsmaßnahmen eine E-Mail-Bestätigung mit einem elektronischen Ticket – zB in Form eines QR-Codes – bei der Ankunft.

Leadercent: Das No-Show-Problem: Vor der Pandemie hatten viele damit zu kämpfen, jetzt wächst dieses Problem. Wie gehen Sie mit Nichterscheinen um?

Nikolaus Lenz: Ohne eine überzeugende CustomerJourney riskieren Veranstalter eine hohe No-Show-Rate, weil die Veranstaltung einfach vergessen wird oder Gäste sich nicht betreut fühlen. Stimmt jemand zu, ist die Arbeit noch lange nicht getan – je nach Art der Veranstaltung sollte die Anmeldung dennoch als Interessenbekundung gewertet werden. Zum Veranstaltungstermin ist noch unklar, ob sich registrierte Gäste für mehrere Veranstaltungen gleichzeitig angemeldet haben, um die Option „Beste Veranstaltung“ offen zu halten. Daher ist es wichtig, bestätigte Teilnehmer laufend über die Veranstaltung zu informieren und somit weiterhin aktives Marketing zu betreiben. Kurz vor der Veranstaltung ist es besonders wichtig, sich erneut bei den Serviceinformationen anzumelden: Wie ist die Reise organisiert? Wo kannst du stehen? Wie kann ich am schnellsten einchecken? Gibt es einen Kochvorrat?

Leadercent: Die Digitalisierung der Industrie ist nicht mehr rückgängig zu machen. Wie ist das Verhältnis von Internet und Offline und wie wird es sich entwickeln?

Nikolaus Lenz: Digitalisierung in Planung, Marketing und Eventabwicklung ist heute unverzichtbar. Bestehende Datenschutzbestimmungen zwingen Sie bereits heute zu einer sicheren, serviceorientierten Online-Lösung. Gedruckte Gästelisten sind nicht mehr beliebt.

Leadercent: Lohnen sich hybride Events noch? Denken Sie nur an die globalen Netzwerke von Zielgruppen…

Nikolaus Lenz: Dies hängt stark von der Art der Veranstaltung ab. Branchentreffs funktionieren nicht in der digitalen Welt, aber Konferenzen sind etwas ganz anderes. Generell gilt zukünftig: Der Besuch einer rein digitalen Veranstaltung wird immer bevorzugt. Nur dort kann persönlicher Austausch und Kommunikation stattfinden. Der große Vorteil von gemischten Veranstaltungen ist, dass unsere Kunden weniger Veranstaltungen verpassen müssen, weil sie nicht teilnehmen können.

Leadercent: Welche kreativen Geschäftsmodelle sind aus der Pandemie hervorgegangen und was kommt noch?

Nikolaus Lenz: Im Direktgeschäft wurde viel vom E-Commerce kopiert. Ein Veranstaltungsticket soll einfach über alle Eingabegeräte mit wenigen Klicks zu bestellen und zu bezahlen sein. Belegungsmessungen oder die Lenkung von Besucherströmen – beispielsweise über eine Event-App – können in Echtzeit über innovative Zutrittssysteme erfolgen. Es ist wichtig, dass Unternehmen und Eventagenturen Zugang zu effektiven und innovativen Produkten haben, damit sie sich mehr auf das Wesentliche konzentrieren können – den Gast.

www.eyepin.com

Leave a Comment

%d bloggers like this: